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辽宁省数字档案馆建设规范(试行)
发布时间:2016-12-15 15:46:47 发布人:丹东市档案局指导科 浏览:(4211)
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1.范围

本规范规定了数字档案馆建设的一般要求、建设内容、建设目标和方法等。适用于全省各级各类数字档案馆的建设与参考。

2.规范性引用文件

下列文件对于本规范的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T? 188942002电子文件归档与管理规范

GB504622008? 电子信息系统机房施工及验收规范

GB501742008? 电子信息系统机房设计规范

DA/T? 18-1999? 档案着录规则

DA/T? 31-2005? 纸质档案数字化技术规范

DA/T? 38-2008? 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T? 47-2009? 版式电子文件长期保存格式需求

电子档案移交与接收办法(国家档案局档发[2012]7)

辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式(试行)(辽档发[2006]3)

辽宁省档案数字化技术标准(辽档发[2008]10)

辽宁省照片、音频和视频档案目录数据库结构与交换格式(辽档发[2008]10)

辽宁省文书电子文件元数据标准(试行)(辽档发[2011]8)

辽宁省基于XML电子文件封装规范(试行)(辽档发[2011]8)

辽宁省省直机关文书类归档电子文件移交与接收办法(试行)(辽档发[2011]8)

3.数字档案馆定义

数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用,同时具备严格的运行机制及管理制度的综合档案信息系统。

4.数字档案馆建设目标

数字档案馆建设目标为构建基于网络的系统平台,建立符合功能要求的管理系统,完成档案信息资源的信息化存储,及实现对数字信息资源的档案化管理。

5.数字档案馆建设项目规划

5.1各级各类档案馆根据本地区、本部门信息化和档案事业发展的需要,研究提出数字档案馆建设项目。

5.2各级各类档案馆成立项目筹备小组,开展数字档案馆建设研究,制定数字档案馆建设方案,提出项目建设可行性报告。

5.3主管部门组织专家对项目可行性进行论证。

6.基础设施建设

数字档案馆硬件设施设计主要包括服务器、终端、网络、存储及其他配套设备。建设单位应本着满足现阶段需要并适当超前的原则,充分估算存储数据容量、数据操作强度和网络访问量等,预留设备扩充、系统升级和网络扩建所需的条件。

6.1中心机房

建设数字档案信息集中处理、存储、传输、交换、管理的建筑场所。中心机房建设设计、环境要求、设施配备等符合《电子信息系统机房设计规范》(GB501742008)和《电子信息系统机房施工及验收规范》(GB504622008)标准要求。

6.2终端设备

包括输入、输出设备,如独立工作的计算机、打印机、复印机等。各级各类档案馆应按照人员岗位职能需要配备各网络工作平台的计算机与相应设备。在馆内配备自助查档服务终端设备,满足数字档案信息查阅需求。

6.3网络设备

包括传输介质、交换机、路由器、光电转换、网关、防火墙、配线架、网络机柜、UPS电源等。各级各类档案馆应按照本单位网络平台安全等级,及应用系统的实际需要配备上述设备。

6.4服务器

根据服务器在信息系统中的重要性不同,分为主服务器和辅助服务器两类。

6.4.1主服务器承担信息系统数据的存储和管理,以及应用系统的运行。须充分考虑系统性、安全性和高性能,必要时可以由小型机来承担。

6.4.2辅助服务器包括辅助应用服务器、网络管理服务器、文件服务器等,承担系统中非核心功能的处理任务,可采用PC服务器。

6.4.3服务器的数量取决于系统的实际功能,可根据财力、数据规模、用户数量及其访问量等,合理选定。

6.5数字化信息采集、输入、输出、处理设备

配备完成档案数字化业务工作所需设备。一般有扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频采集、输出、剪辑设备、胶片转录设备、打印设备等。

6.6存储与备份设备

配备磁盘、磁盘阵列;磁带、磁带库等专用的数字档案存储和备份设备,同时配备相应的支撑服务器和传输设备。

7.网络平台建设

构建局域网、党政内网和公众网(互联网)三个网络,各个网络需要物理隔离。数字档案馆系统保存有涉密信息的,需要建立保密专用网。

7.1局域网

局域网是数字档案馆建设的基础平台,应具备“收、管、存、用”四项基本功能。能够导入、导出相关数据,管理、保存各类档案信息,提供在线查阅,同时承担辅助档案实体管理的功能。局域网通常部署内部办公自动化系统、数字化加工及应用系统、内部信息发布查询系统、辅助档案实体管理系统等。

7.2党政内网

党政内网是党委、政府有关部门统一构建的网络平台,应能够实现各部门之间的数据共享;部署档案网站进行档案信息发布;提供各部门及内部人员档案查询服务系统;应连接辖区内的各级各类档案馆,进行开放数字档案的在线接收。

7.3公众网

档案馆可通过各级党委、政府计算机中心统一出口连接公众网,也可通过ISP服务商连接。数字档案馆系统通过公众网部署网站,提供满足公众查阅需求的档案信息利用窗口,同时采集具有重要保存价值的各类数字信息。

8.应用系统建设

应用系统应根据系统功能和保密要求,部署在不同网络环境中。同一网络环境下不同系统可进行整合或整体开放设计、避免重要建设。

8.1数字档案馆管理系统

数字档案馆系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能,以及一般信息管理系统具有的用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全保密等功能。系统建成后,应能满足档案馆、档案室工作人员和档案利用者的各项功能需求,使馆内综合数据、档案室上报数据和发布利用数据均实现平台化管理。

管理系统应能保证馆藏数字档案信息,特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展,具体功能建设参见《数字档案馆建设指南》。

8.2电子档案接收管理系统

采用网络环境下馆室一体化业务建设的模式,参照国家档案局《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7)及《辽宁省文书电子文件元数据标准(试行)》、《辽宁省基于XML电子文件封装规范(试行)》、《辽宁省省直机关文书类归档电子文件移交与接收办法(试行)》等标准,设计功能及实现接收立档单位档案室形成的归档电子文件,实现电子档案信息安全、准确、适时移交。系统主要功能包括电子档案数据接收、数据审核入库、档案资料征集功能等。

8.3数字化加工与成果管理系统

配备数字化加工与成果管理系统。主要功能设置参照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)、《辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式(试行)》、《辽宁省照片、音频和视频档案目录数据库结构与交换格式》等标准,功能主要包括:档案数字化输入、图像处理、信息着录、批量挂接、分类管理、数据检验、数据导出等。

8.4办公自动化系统

构建本单位内部办公通信、文件管理等办公自动化平台。系统中形成、运转的电子公文及其他有价值的数据能够自动收集,相关元数据齐全完整,能够按相关标准进行归档,并能够实现与档案管理系统对接。

8.5档案信息发布网站

8.5.1党政内网网站

在党政内网建立档案信息网站,面向党政机关、单位内部人员,提供已公开档案目录、档案全文、现行文件查询;档案展示、政府决策支持、政府信息公开公告、档案咨询、工作信息、学术研究等内容集中发布与交流的平台。

8.5.2公众网网站

在公众网建立档案信息网站,面向社会公众,提供已公开档案目录、档案全文、现行文件查询; 档案展示、政府决策支持、政府信息公开公告、档案咨询、工作信息、学术研究等内容集中发布与交流的平台。

8.5.3网站信息发布遵循标准

网站信息的发布应遵循《中华人民共和国互联网信息服务管理办法》、《信息网络传播保护条例》及《计算机信息网络国际联网保密管理规定》。

9.数字档案资源建设

数字档案资源建设包括电子档案接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。

9.1电子档案接收

应当根据档案接收范围,建立电子档案接收进馆的制度和机制,配备必要的技术手段,从源头上保证电子档案信息的真实、完整、可用。

9.1.1确定接收范围

参照纸质档案接收范围的标准,以党政机关、人民团体、企事业单位作为主要来源,其它性质的企事业单位、自治组织,甚至家庭和个人形成的电子档案为次要来源;类型以文本文件为主,数码照片、多媒体、数据库、网页等其他各种形式的电子档案为辅,只接收符合相关要求的电子档案。

9.1.2确定移交方式和时限

移交方式以离线为主,以安全、高效、准确为原则。在纸质档案与电子档案并存的“双轨制”条件下,应建立正确无误的对应关系,确保其内容一致性。移交时间参照相关标准并结合工作实际执行。

9.2档案数字化

档案数字化应参照相关标准,做好档案整理、鉴定、保护等基础工作,按照载体优先、重要优先、利用优先等原则分类实施。

9.3资源整理

参照传统载体档案的分类、排序方式整理,价值鉴定、开放审查,结合数字档案信息的特点,制定数字档案信息的合理分类方案,实现对数字档案信息的有效控制。

9.4数据库建设

9.4.1目录数据库

参照《档案着录规则》、《辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式》及《辽宁省照片、音频和视频档案目录数据库结构与交换格式》构建档案文件级目录数据库、照片档案目录数据库、声像档案目录数据库及其他多媒体档案目录数据库。以上种类目录数据应与全息文件实现有效关联。

9.4.2全文数据库

档案全文应按照一定的分类、排序方式形成集合,内容数据通过与目录数据关联方式实施有效管理。对电子文件归档形成的电子档案,内容数据与元数据之间必须建立持久有效的联系。通过技术手段防止非法篡改,保证其可靠和可用。

10.安全与保障体系建设

数字档案馆建设必须加强安全管理,按照相关保密规定,安全设备配置齐全,确保物理安全;严格控制信息资源利用范围,制订严密的信息发布审核制度,确保信息安全。数字档案馆系统应具备数据的防灾备份功能,严格控制数据访问权限,制订完善的数据库管理规范,确保数据安全。

10.1物理安全

按照《电子信息系统机房设计规范》(GB 50174-2008),建设标准的电子档案库房,各项安全指标遵循标准B类机房设计要求。采用符合技术要求的电子档案柜架,配备必要的安全设施设备,主要包括:门控系统、监控报警系统和区域保护措施等,配备磁带备份系统、光盘记录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备,确保环境安全;加强介质使用、传递、保存、报废管理,确保介质安全。

10.2数据安全

10.2.1按照数据分布模式和用户级别划分用户和权限,进行功能模块授权,区分数据管理权限。

10.2.2定期进行数据备份,本地存放两份,异地存放一份。

10.3网络与应用系统安全

10.3.1物理隔离。局域网、党政内网、公众网之间应物理隔离。

10.3.2冗余设计。关键网络设备、系统及数据有冗余。

10.3.3网络与应用系统安全防护。配备杀毒软件、入侵检测设备,定期对服务器和客户端查毒、杀毒;阻止网络入侵;并定期进行漏洞扫描,及时更新和修补,避免可能引起的破坏。在线移交及提供信息检索等活动时需进行身份鉴别和采取必要的加密措施,防范用户的越权访问。

同时制定和实施完整、科学、可行的安全保密方案,确保系统和网络安全。

10.4应急预案

应建立应急处理预案,并定期组织演练,进行相应的培训。

10.5安全管理制度建设

软件操作管理制度(操作规程、权限设置、各种信息记录等)

数据采集加工制度(操作规程、数据格式、数据存储、权限设置、工作流程记录等)

数据库维护管理制度(数据库管理员职责、数据管理、权限设置、日志管理、数据备份管理等)

信息发布工作制度(发布信息范围、上报审批程序等)

档案信息安全保密制度(权限设备、病毒防范、入侵监测、数据安全等)