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丹东市社会保险业务档案管理细则
发布时间:2017-2-27 发布人:丹东市档案馆 浏览:(2972)
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??? 为了加强社会保险业务档案的管理,统一社会保险业务档案的标准,逐步实现社会保险业务档案管理的科学化、现代化,有效地利用社会保险业务档案为社会保险工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《丹东市社会保障档案管理暂行办法》,特制定社会保险业务档案管理细则。

第一条 凡属丹东地区社会保险经办机构、部门和所有参加社会保险的机关、社会团体、企业、事业单位(以下简称参保单位),均应遵照本细则对社会保险业务档案进行系统整理,科学管理。

第二条 社会保险业务档案是指社会保险经办机构在贯彻各级行政部门推选的城镇职工基本养老、基本医疗、工伤、失业、生育保险制度过程中,因基金征收、支付的业务运行和管理服务等业务活动以及参保单位在保险业务活动中所形成的具有查考价值的文字、图表、台账、凭单、电子文件等不同形式的历史记录材料。

第三条 社会保险业务档案是部门之间、经办机构内部组织之间及其与各参保单位(个人)之间保险业务往来的实物依据,是记录和反映保险业务过程的重要凭证和史料。各单位必须将此项业务的档案实行集中统一管理,建立档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁制度,严防档案损坏、散失。

第四条 社会保险业务文件材料的立卷分工。各社会保险经办机构、保费征收部门形成的保险业务材料,应当在本单位档案管理人员指导下,由业务部门按照管理规定负责整理立卷,装订成册,编制保管清册;各参保单位形成的保险业务文件材料可由业务部门收集齐全交文书部门统一立卷。

第五条 社会保险业务归档的文件材料必须是原件(含正本、定稿);归档材料保证齐全完整,做到不漏、不缺、不损;归档文件材料的载体介质应有利于档案的保管,其纸质档案不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写;须签字盖章的要准确完备。

第六条 社会保险业务文件材料整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区别是文件的不同价值,分类科学、组卷合理、便于保管和利用。

第七条 社会保险业务文件材料的分类,应按职能分工、工作流程设置类目。依据文件内容及构成特点,适当区分年度、责任者、保管期限、问题。

(一)社会保险经办机构的业务文件材料按各自所经办的保险险种分别按养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险设置一级类目,然后再根据工作流程设置二级类目,其类目为:

1、登记管理类,指单位参保情况的登记和相关业务的记载;业务运行中的相关乘转表格及各种材料;

2、审批管理类,指有关业务管理、待遇支付的审批材料、基金收、支的凭证及相关审核手续;

3、缴费管理类,指基金收缴业务帐册及形成的各种材料;

4、支付管理类,指待遇支付手续、业务账册;

?? (二)保费征收部门和各参保单位的社会保险业务文件材料按综合、养老、失业、医疗、工伤、生育险种进行分类。业务文件较少的单位可与文书档案一并立卷。

第八条 社会保险业务档案保管期限分为永久、长期、短期三种。从业务年度终了后的第一年算起。(详见社会保险业务文件材料分类及保管期限表)

第九条 社会保险业务文件材料应按类别一年度一保管期限问题或按户进行组卷。登记管理类或综合类可按参保对象一户一卷或一人一卷,其他类可按类别一年度保管期限问题组卷。

第十条 组成的案卷卷内文件要排列科学有序,一般可按问题、时间或重要程度排列。

第十一条 保险业务档案案卷排列与编号。社会保险经办机构的业务档案可受用类别(一级类或二级类)结合保管期限、年度、问题进行排列,在统一类别、统一保管期限内编制案卷流水号;按户立卷的可结合系统进行排列,统一编制案卷流水号。

第十二条 案卷的编目。

(一)卷内文件均应在有书写内容的页面右上角、背面的左上角编页号,卷内目录、卷内备考表不编写页号;

(二)卷内文件目录、备考表要填写准确,字迹工整;

(三)案卷封面应按印制在卷盒(卷皮)上的格式填写,卷盒分为按户和按问题立卷两种,封面式样见图。

1、其按户立卷后卷盒填写方法为:

1)类别:应填写本单位保险业务档案分类方案一级类目名称。

2)属类:应填写本单位保险业务档案分类方案二级类目名称。

3)题名:应填写参保单位名称。

4)保管期限:应填写组卷时划定的保管期限。

5)归档时间:填写最初立卷时间。

6)编制单位:填写立档单位名称。

7)案卷脊背的填写。全宗号:填写档案馆指定给立档单位的编号;分类号:填写按统一的分类规则划分所给定的类别号;卷号:填写按一定顺序排列后的大流水号;题名:填写参保单位的名称。

2、按问题组卷软卷皮案卷封面填写方法:

1)案卷封面的第一格,填写全宗名称,也是立档单位名称,必须是全称,用胶印加盖或打印。

2)案卷封面第二格,填写业务档案名称。统一负责印制。

3)案卷封面第三格,填写项目:

?类别:填写本单位保险业务档案分类方案一级类目名称,如养老保险类,盖章或打印。

属类:填写本单位保险业务档案分类方案二级类目名称。如审批管理类。

题名:填写案卷标题,一般由立卷人自拟。题名应准确概括本卷文件的主要责任者、内容、文种。文字应力求简炼、明确。

4)案卷封面第四格,填写卷内文件所属的起止年月;填写立卷时划定的保管期限,用胶印加盖或打印。

5)案卷封面第五格,填写卷内文件的总件数、总页数;归档号:填写在同一类别、保管期限,年度内小流水编号。

6)案卷封面档号由全宗号、分类号、目录号、案卷号组成。填写方法、标识如下:

X? ? Y? .? 1? .? 2? ? X? ? X

?????????????????????????????? ???卷号

????????????????????????????????? 目录号

???????????? ?????????????????????二级类代号(如:审批管理类)

?????????????????????????????? 一级类代号(如:养老保险类)

?????????????????????????????? 保险业务档案代号

?????????????????????????????? 全宗号

?? 3、软卷皮装订的案卷必须按同一类别、同一保管期限、同一年度装盒后编制卷脊档号。卷脊包括全宗号、分类号、目录号、年度、起止卷号,用红胶印加盖或打印。档号用阿拉伯数字、年度用汉字一、二、三标识。

? 第十三条 归档的业务档案应以全宗为单位编制案卷目录,目录应按不同类别、不同保管期限分别编制,每本案卷目录以一百页左右为宜。案卷目录上的题名要和案卷上的题名一致,打印一式二份,一份留业务部门使用,一份随档案移交。

? 第十四条 案卷可受用装订和不装订两种形式。按户立卷的可不装订,应在每份文件材料的右上角加盖档号章,填写档号、序号后装盒;须装订的案卷应拆除金属物,对残缺破损、纸张大小不一致的文件材料要进行修补和折叠,装订时做到右下齐,用白线绳、左侧三眼一线装订,使装订的案卷整齐、美观、牢固。

??? 第十五条 社会保险业务档案卷皮、卷盒应受用丹东市档案局统一监制式样。

??? 第十六条 社会保险档案由业务部门整理立卷后于次年六月末向本单位档案部门移交,移交时双方应严格发行移交手续。未设立档案机构的,应指定业务部门专人保管。

??? 第十七条 档案管理部门应设置专用库房及铁制卷柜保存;计算机磁性介质数据档案应设置防磁卷柜异地保存,确保档案的安全。

??? 第十八条 归档业务的排架,应按险种、二级类期限年度系统排架,每类后面留出三五年空间,卷柜要标明类别、期限、年度、起止卷号。

第十九条 社会保险业务档案保管期满,但未结清保险债务的业务档案不得销毁。需要销毁的业务档案,有关具体发行程序的办法,另行制定。

?第二十条 社会保险业务档案管理工作由各级行政主管部门领导,受同级档案行政管理部门监督和指导。凡违反本规定造成档案丢失、损坏或不按规定归档、玩忽职守,造成档案损毁者,由档案行政机关依照有关法规查处。

第二十一条 本细则自印发之日起执行。

第二十二条 本细则由丹东市档案局、丹东市劳动和社会保障局负责解释。