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一、办公室工作指南

(一)、工作职责

协助局领导处理日常政务;负责局日常事务的协调和文字综合工作;负责人事、文秘、财务、行政管理、后勤保障、治安消防、保密、信访、接待工作;负责全市档案业务报刊征订工作;负责机关退休职工管理工作。

(二)、办事指南

1、公文处理事项

1)、负责以本局名义对外发文;

2)、对收文统一登记、归档;

3)、对收文提出拟办意见,对文件运转及办理情况跟踪督办。

2、沟通协调事项

1)、负责与省局、县(市)区档案部门进行沟通联系;

2)、负责对局长交办的有关事宜与各部门沟通联系;

3)、负责协调有关部门安排、接待工作

??(三)、办事流程

????1、文秘工作流程:

????凡以局名义发文,需要填写发文签批单。有各职能部门拟稿、部门负责人签字、分管局长签字,办公室核稿、局长签发

????(1)发文——拟稿——核稿——签批——登记编号——打印封发——整理留存(纸制和电子版);收文——来文登记——拟办——批办——承办(催办)——办结——归档

2)印信使用:专人保管——使用登记(用印部门及经办人员姓名、时间、事由、用印数量)——领导批准——用印结束——保存印章

3)来电处理:电话记录——报告局领导批示——情况处置、交办、承办——办结报告

4)督查督办:办事通知——通知督办——办结回复

??拟办通知——草拟上报——通知督办——办结回复——整理、报告——归档

2、行政事务工作流程:

1)接待工作流程

外来单位发出公函(告知内容、行程和人员)——热情接待——合理安排——热情送别——汇报情况(填写接待清单:接待单位、姓名、职务、公务活动项目、时间、场所、费用)——局领导审签

局内主要公务活动——拟定方案——送审——执行

2)会务工作流程

班子会议、局务会议、其他会议等

??会前准备——会议通知——准备材料——布置会场——会议记录——会后工作(贯彻落实、会议纪要)

3)用品采购流程:

??机关各科室申请——办公室转递——局领导批准(立项)——采购小组集体采购——报采购办审批——购买

4)财务工作流程:

报销经办人签字——科处长签字——办公室主任签字——分管局长——局长签字——会计审核报销

5)车辆使用流程:

各部门用车需要提前预约,到办公室登记,根据车辆情况统一安排。做到路程近的不派车、公交方便的不派车,驾驶员不得私自出车。

(四)、服务承诺

1、依法履行工作职责,增强工作透明度,自觉接受全局监督。

2、规范管理、健全制度、增强工作效率、提高服务水平。

3、对在违反服务承诺、影响机关形象的工作人员,视情节轻重,根据有关规定追究责任。

4、为加强监督,特设立监督投诉电话:3146103

二、指导科工作指南

????(一)、工作职责

负责对各级档案馆(室)、机关团体、企事业单位档案工作的监督和指导;制定全市档案管理标准;检查验收市重大工程项目档案;在省档案局的指导下、在市委市政府的领导下对市直机关文书立卷工作进行指导。

(二)、办事指南

1、验收事项由升级单位提出验收申请,并提交工作总结及自评情况报告,由指导科负责组织具有验收资格的专家组成验收小组进行实地考核,最终给出验收意见。

2、指导工作由各立档单位根据本单位实际提出所需指导要求,由指导科根据工作情况负责安排时间电话或实地进行相关指导。

????(三)、办事流程

?????1、验收事项办事流程:申请—受理—组织验收—出具验收意见;

?????2、指导工作办事流程:申请—受理—指导(电话或实地指导)。

(四)、服务承诺

1、验收事项自受理之日起市内十个工作日内完成,县区二十个工作日内完成。

?2、指导工作自受理之日起一至五个工作日内完成。

三、技术科工作指南

???(一)、工作职责

1、负责档案资料数字化工作,即将纸载体档案转化为电子档案,包括档案资料的前处理、目录着录、扫描、备份等项数字化工作。

2、负责档案信息网站的维护管理和内容更新以及网站的安全维护。

3、负责全局档案设备的管理、维护及设备购置的技术指标的建议和设备报废的鉴定等。

4、负责对公益性岗位人员的管理教育,包括对公益性岗位人员的档案法教育及档案业务的教育、考核、奖惩及辞退建议等项工作。

(二)、办事指南

(包括科室职责和办事流程)

???(三)、办事流程

将各科室报送的档案资料按网站的各栏目分类公布。????????????????????????

(四)、服务承诺

将单位法制及其他业务管理科室,应向市民答复的事项及资料及时上网公布。

四、编研利用科工作指南

(一)、工作职责

1、负责制定编研工作计划并组织实施,通过研究馆藏档案内容,围绕党的中心工作,提出编研选题,编纂档案史料和其它档案参考资料,参与编史修志,服务于社会。

2、利用新闻媒体、互联网络等平台,通过发表文章、开办专栏、举办展览等形式,宣传丹东历史文化,向广大群众开展爱国主义教育。

3、通过“城市记忆工程”,记录城市变迁、抢救地狱文化、采集自然信息、追踪重大事项、征集历史资料、采集人物信息,全面记录、征集丹东地区自然人文活动信息。

(二)、服务承诺

尊重历史、务实创新、提前谋划、围绕中心、宣传教育、服务社会

五、管理科工作指南

???(一)、工作职责

负责全市党政机关、相关企事业单位的档案接收、征集、整理、鉴定、保管、统计、抢救、保护和利用工作。?

???(二)、办事指南

1查阅开放档案,须持查档单位介绍信或个人有效证件(身份证、学生证、工作证、老年证等),并认真填写《查阅档案资料登记表》,注明查档人姓名、利用档案的目的及范围,经接待人员同意后查阅。如须大量利用档案资料进行专题性研究,必须事先将上级批准的研究计划抄送给档案局(馆),经主管领导同意,才可查阅。

2境外人员(国外和港澳台地区)利用已开放档案,须持外事部门书面介绍,经省以上外事部门和档案管理部门同意,才可办理利用手续。

3查阅未到开放年限的普发政策性文件公开发表宣传的文件,可视为开放档案对待。

4查阅控制使用的档案,应由立档单位主要负责人签字同意。如市级党政机关、市直属机关会议记录,市级须经市委或市政府秘书长签字同意;市直属机关须经所属机关主管领导签字同意;已撤销的机关由本局(馆)主管领导签字同意;已撤销的企业由其主管局或本局(馆)主管领导签字同意。在审批时应注明查阅内容及目的,经核实后才可查阅。

5查阅档案要在阅览室查阅,查阅未开放档案,由接待人员检索,利用者要按照查阅单上所列的内容查阅,不准随意索取其他方面的内容。如须摘抄、复印、扫描或拍照,须经接待人员同意。复制件按原件密级保管,不得丢失和泄密。必要时须签订《档案利用协议书》。

6查阅到所须档案时,只能摘录相关部分,特别是上三级文件不能全文复印。如有特殊情况须经档案局(馆)主管领导批准。

7利用者所复制的档案,除市档案管理部门和市级领导机关特许外,均不得以任何形式公布、陈列、展出或再行复制,绝密档案复制件应于使用后退回。

8本馆档案和资料不外借,如有极特殊情况须要外借时,须经局(馆)领导签字批准,严格履行登记手续,借阅时间不得超过一周。

??9、利用者可以通过电话的形式将所要查找的档案信息告知接待人员代为查找。

??10、利用者可以通过丹东市档案局网站进行预约查档。网址:www.dddaj.com.cn

(三)、办事流程

1、查阅者提供有效证件,到档案查阅窗口进行档案资料查阅。

????2、在接待人员的指导下,查阅者填写《查阅档案登记表》,接待人员根据查阅者提供的信息,由接待人员查找相关档案资料,并出具查档证明。

??3、查找到相关档案资料后,由接待人员将档案资料进行复制(复印、扫描、拍照)。

(四)、服务承诺

1、按照规定的职责权限和工作程序履行职责。

2、热情服务,礼貌待人。接待利用者时使用“您好”、“请稍后”、“再见”等文明用语。对来馆查阅档案资料人员或来电咨询人员要热情、文明、耐心。

3、实行首问、首办责任制、一次性告知制、限时办结。

(五)、收费标准

??持有效证件免费查阅、复印档案资料。(公档案除外)

?(六)、查阅时间

??每周一至周五(节假日除外)

??8:30——11:30

??13:00——17:00

(七)、联系方式

??电话:0415——3146105

??传真:0415——3146103

??电子邮箱:dajlyk3146105@.com

??邮编:118000

地址:丹东市振兴区兴七路3-1

六、信息查阅中心工作指南

(一)工作职责

1、负责搜集市委、市政府及其所属部门制发的非涉密的现行法规、制度、办事程序及其它政策性文件;国家、省、市政策法规汇编;市委、市政府及其所属部门公开或内部出版发行的资料、画册、文集、杂志及信息简报;反映国情、省情、市情的书籍、杂志等群众有利用需求的文件资料。

2、负责所搜集的文件、资料的审查、把关、整理、分类、查阅、利用传递等。

(二)办事指南

1、查阅现行文件须出示身份证、工作证、介绍信等合法有效证件,经本馆工作人员审核后方可查阅。

2、查阅前须填写查阅现行文件登记表。

3、复制、摘录现行文件须经本馆工作人员同意,复印文件须交纳工本费。

4、利用现行文件时不得损毁、丢失、抽页、涂改和伪造。

5、现行文件一概不予外借。

6、外国组织或个人查阅现行文件须经有关主管部门介绍及本馆同意。

(三)办事流程

1、窗口查阅:凡持身份证、工作证、学生证等有效证件,在办理阅览登记手续后,即可自行阅览现行文件。阅览过程中,可根据需要自行摘抄或请工作人员打印、复印所需文件。复制件加盖“丹东市文档服务中心”红色印章后,具有法律效力。所有文件、资料不对外借阅。

2、电话查询:利用者可拨打电话,将所需信息文号或内容电话告知文档服务中心窗口,由工作人员代为查找后答复。

(四)服务承诺

1、利用目的清晰,所指文号正确,坐等可取;

2、利用目的或所指文号模糊,接待人员将根据所提供要素积极查询,在最短时间内明确答复;如确无所查阅的文件资料,将告之到何处查询。

?七、法制科工作指南

(一)、工作职责

1、根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》,负责对我市各级档案馆(室)、机关团体、企事业单位档案管理情况的监督、检查,对档案违法案件依法查处。

2、负责档案规范性文件审查、修定。

3、负责党和国家有关档案工作的方针政策和法律法规的学习宣传、贯彻实施。

4、负责全市档案上岗业务教育和继续教育培训工作。

5、负责档案有关政策咨询解答工作。

6、承办上级档案行政管理部门和局(馆)领导交办的其它工作。

(二)办事指南

?????1、根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》,结合工作实际下发检查通知,告知被检单位检查内容、时间和要求,并组织档案执法检查人员按通知要求进行实地检查,最终出具检查结果。

?????2、根据不同时期工作任务提出宣传主题,大型宣传活动提出宣传方案,开展宣传活动。

?????3、依据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》及有关法律法规开展档案规范性文件审核、修订和发布工作。

?????4、根据《辽宁省档案条例》、《辽宁省档案业务人员岗位培训管理办法(试行)》等法规组织全市各级档案部门的档案工作人员进行上岗业务培训和继续教育培训。

(三)工作流程

?????1、档案执法检查工作流程:确定检查部门和检查内容和时间——下发通知——组织检查——在规定时间内完成检查——通报检查结果。

?????2、规范性文件修订工作流程:提出修订意见——开展修订工作——在计划时间内完成工作——发布新修订的规范性文件。

?????3、档案宣传教育工作流程:根据工作任务提出宣传主题——制定宣传方案——组织开展宣传活动。

?????4、档案教育培训工作流程:制定培训计划——下发培训通知——开展培训工作。

?????5、档案政策业务咨询工作流程:接待来访人员——填写接待记录——耐心细致解答。

???(四)服务承诺

????1、依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《丹东市档案局行政执法自由裁量权实施标准》,做到依法行政,检查工作公开、公正、公平,执法人员持证上岗。

2、档案检查工作按通知要求规定时限内完成。

?????3、研究修改、制定地方性档案规章和规范性文件,要符合党的政策、方针及上级法律、法规的规定。

?????4、开展《档案法》的宣传,贯彻落实档案法律法规,进一步完善档案普法制度建设,健全法制宣传的责任制度,抓好重点对象的档案法制宣传教育,提高档案法制宣传教育的结果,做到年初有计划,年末有总结。

?????5、接待和解答有关档案政策咨询人员,要做到首问、首办责任制,不推不拖,一视同仁,主动热情和礼貌谦和。?